Kustannus-hyötyanalyysi paljastaa, ovatko projektin tai hankkeen mielekkyys ja taloudellinen kannattavuus ristiriidassa keskenään. Parhaimmillaan kustannus-hyötyanalyysi säästää resursseja ja ohjaa investoinnit oikeisiin toimenpiteisiin.
Rajallisten resurssien maailmassa kustannus-hyötyanalyysi antaa meille keinon vertailla erilaisia hankkeita keskenään yhteismitallisesti ja valita taloudellisten vaikutusten perusteella kannattavin hanke, johon resurssit tulee priorisoida. Se auttaa myös arvioimaan, mitkä ovat vaihtoehtoiskustannukset, mikäli hanke jätetään toteuttamatta. Muita syitä kustannus-hyötyanalyysin toteuttamiselle voivat olla projektin tai hankkeen hyödyille tai kustannuksille asetettavien tavoitteiden seuranta tai yleisemmän benchmarkin luominen projektien vertailua varten. Tärkeintä on silti ymmärtää, mitkä ovat hankkeen tavoitteet – minkä ongelman se ratkaisee – ennen kuin voidaan päättää, onko hanke panostuksen arvoinen. Kustannus-hyötyanalyysin tekeminen on periaatteessa hyvin yksinkertaista: kerätään tiedot tulevista menoista ja tuotoista, lasketaan nämä yhteen, ja lopputulos on siinä. Analyysin tekijä pääsee harvoin kuitenkaan näin helpolla. Hänen tulisi tunnistaa kaikki vaikuttavat tekijät ja analysoida niiden vaikutukset. Todellisuudessa kaikkia tekijöitä ei useinkaan tunneta, tai niiden keskinäisvaikutusten mallintaminen on erittäin vaikeaa.
Data tukee päätöksentekoa
Datan avulla kustannuksiin vaikuttavat tekijät voidaan kvantitatiivisesti arvioida. Parhaassa tapauksessa yritys kerää toiminnoistaan dataa järjestelmällisesti, ja se on helposti saatavissa raportointijärjestelmän kautta. Usein joudutaan turvautumaan myös kokemusperäiseen tietoon, jota yhdistellään raportoituun dataan. Aina tulee kriittisesti arvioida, onko saatavilla oleva data oikeasti relevanttia analyysin kohteen kannalta: esimerkiksi onko käytettävissä oleva historiallinen myyntidata jollekin samankaltaiselle tuotteelle kuin nyt tarkasteltavana oleva, tai onko toimintaympäristössä tapahtunut muutoksia. Viime kädessä analyysi on yhtä hyvä kuin siinä käytetty data.
Kustannus-hyötyanalyysi kuvastaa parasta näkemystä sen hetkisessä tilanteessa, eikä ole täydellinen, mutta analyysin tarkkuutta voidaan parantaa pilkkomalla kunkin osa-alueen tekijät pienempiin, helpommin arvioitaviin osiin. Analyysin resoluution tarkentamisen ei kuitenkaan tule olla itseään toteuttava tarkoitus, vaan siihen käytettävän työn määrän tulee vastata saavutettavaa hyötyä ja tuottaa analyysiin lisäarvoa. Hyvässä analyysissä analyysin tekijä on perustellut olettamuksensa ja käyttämänsä luvut, jotta lukija voi arvioida olettamusten ja reunaehtojen paikkansa pitävyyden. Vaikka näkemyseroja löytyisikin, aukikirjoitettujen olettamusten tulisi johtaa dialogiin, jolla syvennetään kaikkien osapuolien ymmärrystä hankkeesta.
Lyhyen ja pitkän aikavälin vaikutuksia
Epävarmuustekijöiden vaikutusta voidaan arvioida erilaisia skenaarioita laskemalla. Onko kustannus-hyötyanalyysi kannattava vielä ”huonoillakin” lähtöolettamuksilla? Pitkissä hankkeissa epävarmuustekijät korostuvat lyhyitä hankkeita enemmän, sillä ajan myötä odottamattomia tapahtumia ilmenee enemmän ja olosuhteet muuttuvat.
Lyhyemmissä hankkeissa, kuten esimerkiksi markkinointikampanjassa, jossa menot ja tuotot syntyvät lyhyellä aikavälillä, nykyarvon laskemisella ei ole samanlaista merkitystä kuin pitemmissä hankkeissa. Varsinkin nykyisellään vallitsevat alhaiset korko- ja inflaatiotasot eivät ole omiaan kannustamaan siihen. Toisin on pitkän elinkaaren hankkeissa, joiden osalta tulee ymmärtää, minkälaisen riskin esimerkiksi korkotason muutos voi aiheuttaa hankkeen kannattavuudelle. Oma lukunsa ovat pitkäkestoisissa hankkeissa kustannus-hyötyanalyysin ja koko hankkeen uudelleenarviointi hankkeen aikana. Usein kustannus-hyötyanalyysi unohtuu pöytälaatikkoon lähtölaukauksen jälkeen, eikä siihen enää palata, vaikka analyysin päivityksen perusteella hankkeen hylkääminen voisi olla kannattavin ratkaisu.
Analyysi on oivaltamista ja viestintää
Vaikeinta kustannus-hyötyanalyysissä on kvantifioida tekijät, joille ei voida määritellä suoraan rahallista arvoa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi brändin arvo tai se, että hanke mahdollistaa muiden kyvykkyyksien kehittämisen. Toisaalta yritys voi joutua täyttämään tietyt lakisääteiset velvoitteet toimiakseen toimialalla, ja tästä aiheutuvat kustannukset (Cost of doing business) ovat seurausta strategisista päätöksistä. Niiden huomioiminen on yksinkertaisempaa, mikäli kyseessä on yrityksen siirtyminen toimialalle, mutta vaikeampaa, jos muuttuva lainsäädäntö edellyttää alalle etabloituneelta yritykseltä toimia. Kuinka kustannukset tulisi silloin jyvittää eri hankkeille?
Yhtä kaikki, kustannus-hyötyanalyysin tekeminen ei ole rakettitiedettä, vaan vaatii analyyttistä lähestymistapaa ja ripauksen mielikuvitusta, jonka avulla saattaa oivaltaa, mistä kaikista tekijöistä kustannukset ja hyödyt muodostuvat.
Analyysi on aina myös kommunikointia. Esimerkiksi nolla-arvon pois jättäminen, vaikka se ei vaikutakaan laskennalliseen lopputulokseen, voi herättää lukijassa kysymyksen, onko kyseistä asiaa ollenkaan arvioitu. Näin ollen tärkeää ei ole vain se, mitä analyysiin on kirjattu, vaan myös, mitä siitä on jätetty pois.
Monien muiden analyysimenetelmien lailla kustannus-hyötyanalyysissä pelkästään lopputulos ei ole merkityksellinen – kuljettu matka on sen olennainen osa. Hyvin tehdyn analyysin jälkeen hanke- tai projektijohtajalla on syvällisempi näkemys johtamastaan hankkeesta.

Tuomo Jalovaara,
Senior Advisor