Liiketoiminnassa kustannusten optimointi on jatkuva tila yrityksen kilpailukyvyn, tuottavuuden ja ajoittain myös koko toiminnan jatkuvuuden mahdollistajana. Epäonnistuneesta laadusta johtuvat kustannukset ovat usein kaikkein turhauttavampia ja samalla myös kavalimpia. Huonosta laadusta johtuvia kustannuksia ei pelkästään makseta toiminnan suorana hävikkinä, vaan ne ovat kuin ylipainoa joka aiheuttaa erinäisiä ongelmia yrityksen tehokkuuteen ja tuottavuuteen.
Onnistunut laatu toisaalta on kaiken tämän vastakohta. Yrityksen varat voidaan suunnata arvoa lisäävään toimintaan jolloin edellytykset tuottavuuden kasvulle ovat olemassa. Ja kun toiminta on terveellä pohjalla luo se positiivista energiaa, jolla nämä ennen hukatut varat saadaan todella tuottamaan ja näkymään toiminnassa niin omalle henkilökunnalle kuin asiakkaallekin.
Laatukustannusten leikkaamista voidaan verrata hyvin henkilökohtaiseen elämäntapamuutokseen. Päätös aloittamisesta on yleensä hankala, koska vanhasta totutusta toimintamallista on vaikeaa luopua. Tarvitaan voimakasta päättäväisyyttä nähdä ja hyväksyä tosiasiat sekä sinnikkyyttä pysyä oikealla polulla. Samalla pitää muistaa, että pelkkä kilojen karistaminen ei riitä pysyvän muutoksen toteutukseen. On hyvin tärkeää, että pyrit muuttamaan kokonaisvaltaisemmin toimintaasi. Voimavarojen kasvattaminen jatkuvuuden varmistamiseksi on siis hyvin tärkeää, ja kun fyysinen sekä henkinen voimasi kasvavat, selviydyt entistä paremmin vastaan tulevista haasteista.
Huonon laadun kustannuksia syntyy johtamisen ja operatiivisen toiminnan ongelmista. Kustannukset voivat olla hyvin suuret, mutta niitä ei silti keskitytä vähentämään. 10–15 prosentin menettäminen tuloksesta on hyvin yleistä parhaista parhaimmillekin yrityksille. Yritykset, jotka eivät ehkä ole niitä parhaita mutta silti toimivat hyvin, maksavat huonosta laadusta jopa 20–30 prosenttia tuloksestaan!
Konsultointiyritykset tarjoavatkin toinen toistaan parempia ratkaisuja laadun ongelmiin. Nämä niin sanotut laatumetodit perustuvat muutamiin yleisiin ydinteorioihin, joita tarjotaan hieman erilaisissa paketeissa, ajoittain aivan toimivinakin kokonaisuuksina. Olennaisinta onnistumisellesi on ensin sisäistää mikä on juuri sinun tilanteesi ja minkä polun valitset. On tärkeää huomioida, että mikä sopii naapurille, ei välttämättä sovi sinulle, ja että paraskin metodi on toimiva vain kun se valitaan kehittämään yrityksen yksilöllistä toimintamallia.
Olemme koonneet alle muutamia tärkeitä asioita yrityksille, jotka suunnittelevat tuottavuuden kehittämistä juuri laatukustannuksiaan vähentämällä.
- KARTOITA: Ymmärrä kokonaisuus
Laatukustannukset ovat kuin jäävuori. Helposti tunnistettavat laatukustannukset ovat vain jäävuoren huippu kaikista kustannuksista. Suurempi osa kustannuksista on pinnan alla, vaikeammin tunnistettavissa. Katseet tulisikin suunnata juuri tähän piilossa olevaan osaan, jotta todella ymmärtäisimme, miten merkittävästä asiasta on kysymys.
Kun valitaan taktiikkaa laatukustannusten pysyvälle leikkaamiselle, on tärkeää ymmärtää kokonaisuus sekä näkyvien ja piilossa olevien kustannusten väliset suhteet.
Helposti tunnistettavia laatukustannuksia: Uudelleen tekeminen, romukustannukset, tuotantoajan lisääntyminen, ylimääräiset järjestelyt, ylityötunnit, varastojen kasvu.
Vaikeasti tunnistettavia laatukustannuksia (liitännäiskustannuksia): Takuukustannukset, korjauskustannukset, palautukset ja takaisinkutsut, alennukset, asiakasvalitu
kset, huono maine, menetetty myynti, oikeuskustannukset.
- KIRKASTA: Muunna laatu rahaksi
Jotta laatukustannukset voitaisiin optimoida, on tärkeää selvittää, mitä laatukustannuksia yrityksellä on, miten ne muodostuvat ja mikä on huonon laadun kokonaisarvo.
Liiketoiminnan ensisijainen tavoite on hallita ja kehittää yrityksen arvoa. Oleellista onkin selvittää:
- Näkyvätkö laadun kustannukset yrityksen talousluvuissa
- Onko niihin laskettu suorat huonon laadun kustannukset
- Miten hyvin myös vaikeasti tunnistettavat kustannukset on otettu huomioon
- Miten nämä luvut vaikuttavat yrityksen johdon päätöksiin
Joidenkin kustannusten muuntaminen talousluvuiksi voi olla helppoa, varsinkin jos kohteena on esimerkiksi menetetyn materiaalin arvo tai ylimääräisen työn hinta. Tässä tilanteessa pitää siis keskittyä ensisijaisesti piilossa oleviin liitännäiskustannuksiin, koska niiden arvo on usein selvästi merkittävämpi yrityksen kokonaiskuvan kannalta. Liitännäiskustannusten muuntaminen vertailukelpoiseksi taloushallinnossa vaatii niin laadun kuin talouden erikoisaamista, faktapohjaista dataa sekä yritykselle sopivan kehitysmetodin.
Tulet myöhemmin arvostamaan keskittymistäsi tähän osa-alueeseen, koska ilman selkeää faktoihin perustuvaa lähtöpistettä on jatkossa vaikeaa todentaa kustannustehokkuuden kehitystä.
- KEHITÄ: Keskity ongelman aiheuttajaan
Yksi yleisimmistä ongelmista laadunkehityksessä on korjata virheitä ymmärtämättä mistä ongelmat todella johtuivat. Liian usein palkitsemme itsemme ennenaikaisesti korjattuamme virheen. Jos samaa virhettä on korjattu jo aikaisemmin, tai se toistuu myöhemmin uudelleen, emme ole onnistuneet korjaamaan toiminnassamme olevaa virheen juurisyytä.
Laatukustannuksia kokonaisvaltaisesti kehitettäessä, on tärkeää rakentaa selkeä arvoketju koko yrityksen toiminnasta. Tuotantoprosessien lisäksi on aivan yhtä tärkeää ymmärtää koko järjestelmän toiminta, koska hyvin usein todelliset juurisyyt löytyvät jostakin aivan muusta miltä se ensin näyttää. Näitä alueita voivat esimerkiksi olla tuotekehitys, myynti, toimittajat, yrityksen johto, IT järjestelmät tai yksinkertaisesti vain yrityksen osaamisen taso.
Eräs hyvin yksinkertainen, mutta todella tehokas keino juurisyiden tunnistamineen on ”5-Miksi” -metodi. Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa sitä, että kysyt ”Miksi virhe tapahtuu?” niin monta kertaa, että syytä ei enää löydy, jolloin olet löytänyt todellisen syyn, juurisyyn! Tällainen lähestyminen saattaa ensin ehkä tuntua hieman liian yksinkertaiselta monimutkaisen ongelman ratkaisuun, mutta kokeile, tulet yllättymään!
Matkan varrella voit myös keskittyä tehokkaampaan, prosessin sisäänrakennettuun laadun parantamiseen. Laatu paranee vähitellen, kun prosessin osa-alueet tarkkailevat toimintaansa jo prosessin aikana pyrkien tunnistamaan virheiden syyt. Näin syntyy jatkumo, jossa suunnittelu, tekeminen, tarkkailu ja korjaaminen seuraavat toisiaan jatkuvasti toistuvana kehänä.
- KÄYTÄ: Tee riittävät korjaukset, varmista tulos ja opi
Kaiken ei tarvitse, eikä kannata täyttää sadan prosentin laatutasoa. Oleellisinta on, että tehdään juuri ne toimenpiteet ja investoinnit, joilla saavutetaan optimaalinen suhde investointien ja kustannussäästöjen välillä. Mikäli ongelmanratkaisu ei ole systemaattista alusta asti, saatetaan päätyä investointeihin, jotka eivät konkretisoidukaan kustannustehokkuutena.
Välttääksesi turhat investoinnit on siis tärkeää toimia alusta alkaen järjestelmällisesti:
- Käyttää faktoihin perustuvaa dataa sekä analytiikkaa
- Sitouttaa yrityksen johto ja koko yritys yhteiseen tavoitteeseen
- Valitse oikeat resurssit ja partnerit toteutukseen
Kun uusi ja tehokkaampi kustannusrakenne on saavutettu ja todennettu niin laadussa kuin talousluvuissa, on varmistettava, että koko organisaatio sisäistää miten se tehtiin. Onnistumiset luovat onnistumisia, ja mikä tärkeintä, olet luonut organisaation, joka kykenee omatoimisesti jatkamaan tehokkuuden kehittämistä.
Sininen Polku tarjoaa yrityksellesi kokonaisvaltaisen muutosmatkan edellä mainittujen vaiheiden läpi, ja räätälöimme ratkaisumme aina tarpeittesi mukaan – autamme sinua valitsemaan oikean lähestymistavan perustuen vuosien tulokselliseen kokemukseemme toimitusketjun tuottavuuden kehittämisestä.
Ollaan yhteyksissä!