Tuottavuuden nosto oman toimintasi ytimessä – 7 vinkkiä onnistuneeseen ERP-uudistukseen

Photo1

ERP-järjestelmä, jolla hallitaan yrityksen kaikkia resursseja, on monille yrityksille juuri se keskeisin järjestelmä joka mahdollistaa jokapäiväisen toiminnan sykkeen. Hyvin toimivalla ERPillä voit ohjata logistiikkaasi, hallita tilauksiasi, hoitaa taloushallintosi ja paljon muuta. Toisin sanoen, lisää tuottavuutta tavoitteleville yrityksille on kriittisen tärkeää rakentaa vahva ERP, joka turvaa päivittäisen toiminnan ja parhaassa tapauksessa myös antaa konkreettisen kilpailuedun. Samaan aikaan teknologian kehittyessä ja mahdollistaessa uusia ominaisuuksia, kuten reaaliaikaisen näkyvyyden kaikkiin toimintoihisi sijainnista riippumatta, voi optimoitu ERP todella antaa sinulle lisää vauhtia tuottavuuteen sekä kilpailuedun jota olet etsinyt – muun muassa näistä syistä yhä useampi yritys etsii tapoja uudistaa ja modernisoida ERP-järjestelmänsä koko toiminnan ytimenä.

Mistä sitten johtuu, että ERP-kehitys nähdään edelleen niin usein vaikeana ja hankalana asiana, ja projektit koetaan usein valmistuvan myöhässä ja yli budjetin? Oletko koskaan kuullut todella onnistuneesta ERP-uudistuksesta? Monet tuntevat tarinat hankkeista jotka alkoivat suurin toivein mutta muuttuivat ajan mittaan kivuliaiksi kokemuksiksi. On hyvä ymmärtää, että johtuen ERPin keskeisestä luonteesta koko yrityksen toiminnan selkärankana, on ERP-uudistus usein suuri ja monimutkainen hanke, joka sisältää monia tuntemattomia muuttujia liiketoiminnan dynamiikasta johtuen.

On kuitenkin olemassa muutamia asioita, jotka voivat muuttaa kaiken. Kokemustemme perusteella olemme koonneet tähän muutamia näkökohtia, jotka voivat merkittävästi auttaa sinua tekemään ERP-uudistuksestasi onnistunut.

1. Määrittele konkreettisesti, mitä haluat saavuttaa, ja miksi.

Suurissa ERP-uudistuksissa, jotka vaikuttavat yrityksen useimpiin liiketoimintaprosesseihin, on usein suuria odotuksia ja toiveita lukuisten eri sidosryhmien suunnalta. Samaan aikaan todellisuus on usein se, että projektin resurssit ovat rajalliset. On erittäin tärkeää määrittää rajat hankkeelle ja asettaa odotukset järkevälle pohjalle:

  • MIKSI teemme tämän – määrittele itsellesi priorisoitu lista hankkeen liiketoiminnallisista tavoitteista. Haluaako yritys enemmän nopeutta tiettyihin toimintoihin? Tai joustavuutta? Kustannussäästöjä? Erityisiä uusia liiketoimintaominaisuuksia? Järjestelmän versiopäivityksen? Kaikki nämä voivat kuulostaa yhtä tärkeiltä, mutta tosiasia on, että näiden tärkeysjärjestykseen laittaminen auttaa sinua merkittävästi koko hankkeen ohjaamisessa oikeaan suuntaan ja perusteltujen sisältö-, aikataulu- ja muiden päätösten tekemisessä hankkeen aikana.
  • MITÄ me teemme – tee itsellesi priorisointi myös siitä, mitä konkreettista hankkeessa on pakko saada tehtyä, ja mikä on ekstraa josta voidaan tiukan paikan tullen luopua? Vaikka hankkeen sisältö saattaa matkan aikana muuttua, on selkeän lähtökohdan luominen tärkeää.

Määrittelemällä mitä ja miten, on kaikkien osapuolten (yrityksen johto, loppukäyttäjät, asiakkaat, yhteistyökumppanit, projektiryhmä) helpompi ymmärtää hankkeen tarkoitus, motivoitua sen läpiviemiseen, tietää mitä etuja se oikeasti tuo, ja viedä hanke maaliin luottaen siihen etteivät satunnaiset olosuhteiden muutokset ja erilaiset näkemykset helposti vaaranna koko hanketta matkan varrella.

2. Määritä, miten aiot tehdä sen käytännössä – todella konkreettisesti.

Jos et suunnittele miten aiot onnistua, olet heikoilla. Riippumatta siitä, suositko perinteistä vesiputous- tai ketterää kehitysmallia ERP-projektissasi, älä unohda miten tärkeää on ylläpitää vankkaa ja realistista suunnitelmaa kaikkina aikoina. Päinvastoin, mitä korkeampilaatuisia suunnitelmat ovat, sitä pienemmät ovat riskit ja sen suuremmat ovat menestyksen kertoimet. Muista myös, että pelkkä suunnitelman laatiminen ei vielä riitä mihinkään, vaan jatkuva suunnittelu on kaiken avain – tosielämässä asiat hyvin harvoin menevät alkuperäisen suunnitelman mukaan ja sinun on sopeuduttava, minkä vuoksi sinun täytyy arvioida suunnitelmia uudelleen koko ajan. Kysy itseltäsi, heijastavatko suunnitelmasi yhä nykyisen liiketoiminnan tarpeita ja odotuksia? Ovatko painopisteet edelleen oikein? Ovatko oikeat resurssit todella projektin käytössä ensi viikolla / kuussa? Miten projektissa tulisi käsitellä strategian muutosta, josta yhtiön johto ilmoitti eilen? Ja niin edelleen. Voisi olla houkuttelevaa vain unohtaa suunnitelmat projektin käynnistyksen jälkeen, ja keskittyä toteutukseen – neuvomme on, älä. Tee pikemmin jatkuvasta suunnittelusta tärkeä päivittäinen rutiini projektille.

3. Varmista, että hankkeella on oikea hallintomalli ja organisaation täysi tuki.

Varmistaaksesi että kaikki asiaankuuluvat liiketoiminta- ja tekniset näkökohdat otetaan perusteellisesti huomioon ja projektin osalta tehdään parhaat mahdolliset päätökset, suosittelemme ohjausryhmän ja teknisen neuvonantaja -ryhmän perustamista projektin hallinnoimiseen. Näiden ryhmien tulisi pitää sisällään ne henkilöt yrityksen sisä- ja ulkopuolelta (kuten ERP-ratkaisutoimittajan edustaja), joilla on paras liiketoiminta- ja tekninen osaaminen sekä valtuudet tehdä päätöksiä. Vahva liiketoimintayksiköiden sitoutuminen ja hankkeen selkeä prioriteettiasema IT- ja liiketoimintayksiköissä kasvattavat merkittävästi onnistumisen todennäköisyyttä. Käytännön tasolla projektiryhmäsi hyötyy suuresti, jos sille on määritelty yhteiset toimintatavat ja tehokkaat kokouskäytännöt, ja kun roolit, vastuut ja projektin rakenne säilyvät selkeinä ja ymmärrettävinä. Älä myöskään epäröi tehdä muutoksia mihin tahansa näistä rakenteista tai rooleista, jos tilanne sitä vaatii.

4. Hanki paras mahdollinen projektin- ja muutoksenhallinnan osaaminen hankkeeseesi.

On hyvä ymmärtää, että ERP-uudistukset eivät vastaa tavanomaisimpia IT-projekteja. Ne ovat yleensä paljon monimutkaisempia, kalliimpia ja riskialttiimpia kuin keskimääräiset hankkeet portfoliossasi. ERP on myös oma erityisosaamisen alansa, ja sopivan kokemuksen ja asiantuntemuksen omaavien projektipäälliköiden löytäminen voi olla vaikeaa, mutta samalla ehdottoman kriittistä hankkeen onnistumisen kannalta. Käytä tarvittava määrä aikaa löytääksesi juuri sinulle sopivaa projektinhallinnan osaamista. Varmista myös laadunvalvonnan kautta, että projektinhallinta todella toimii: Onko ennakoiva ja strukturoitu kriittisen polun ja riippuvuuksien seuranta paikallaan? Miten jatkuva projektiresurssien hallinta ja nopeat eskalointikanavat ongelmatilanteissa toimivat? Ja niin edelleen.
Myös ERPin luonteesta johtuen, eli sen toimiessa mahdollistajana niin monille yhtiön prosesseille, sinulla tulee olemaan suuri määrä eri sidosryhmiä (ja mielipiteitä) käsiteltävänäsi. Harkitse dedikoitujen, osaavien resurssien käyttämistä vahvaan muutosviestintään, jolla varmistat hankkeen näkyvyyden ja voit vaikuttaa sidosryhmiesi vastaanottavaisuuteen. Pidä yllä fokusoitua viestintää kaikille sidosryhmille niin hankkeen sisällä kuin ulkopuolella. Tosiasia on, että vaikka olisit tehnyt kaiken muun kuinka täydellisesti tahansa, hanke päättyy epäonnistumiseen jos loppukäyttäjät eivät pysty, eivät osaa tai eivät halua ottaa uudistusta käyttöön käytännössä.

5. Varmista että master data on kunnossa ja poista reiät testauksesta.

Mitä laajemman ja perusteellisemman ERP-uudistuksen aiot tehdä, sitä tärkeämpää on kiinnittää huomiota korkeaan master datan ja testauksen laatuun. Haluat olla täysin varma, että liiketoimintaprosessit toimivat sujuvasti uudistetun ERPin kanssa. Käytännössä tämä merkitsee useita testauskierroksia laajalla sisällöllä, mukaanlukien toiminnallisuus-, integraatio-, hyväksyntä- ja suorituskykytestaukset. Avain perusteelliseen testaukseen on liiketoimintayksiköiden vahva osallistuminen testien määrittelyyn ja suorittamiseen, sillä on ehdottoman kriittistä ymmärtää, mihin liiketoimintaprosesseihin uudistus vaikuttaa, ja miten se vaikuttaa. Jos mahdollista, käytä testiautomaatiota mahdollisimman suuressa määrin parantaaksesi testauksen laatua, toistettavuutta ja nopeutta sekä laskeaksesi kustannuksia. Jotta testitulokset olisivat luotettavia, varmista, että master data on aina kunnossa. Datan valinnat, migraatiot ja konversiot on hyödyllistä testata useita kertoja datan oikellisuuden validoimiseksi – jos data on virheellistä, koko projektin lopputulos ja liiketoiminnan jatkuvuus ovat vakavasti uhkassa vaarantua.

6. Keskity tuotantoon siirtymiseen jo varhaisessa vaiheessa.

Tuotantoon siirtyminen eli ns. go-live cutover on totuuden hetki ERP-hankkeessa. Tämä on hetki, jolloin koko projekti voi muuttua katastrofiksi tai menestykseksi muutamassa sekunnissa. Neuvomme on – valmistaudu henkisesti go-liveen ikään kuin se olisi avaruusraketin laukaisu – kaiken pitää toimia heti ensimmäisestä sekunnista lähtien. Käynnistä go-live suunnittelu ja perusteelliset valmistelut jo hankkeen alkuvaiheessa. Tee useita simulaatioita ja kenraaliharjoituksia jos mahdollista. Järjestä kattavaa koulutusta ja tukivalmisteluja ennen go-livea. Kysy kaikilta projektin jäseniltä – oletko valmis? Voitko osoittaa, että olet valmis?

7. Tärkeimpänä – rakenna erinomainen joukkue, henki ja sitoutuminen.

Uskomme, että suurin yksittäinen menestystekijä on se joukkue, joka tekee uudistushankkeen käytännössä. Käytä siis tarvittava aika rakentaaksesi parhaan mahdollisen projektiryhmän ja sille parhaan mahdollisen motivaatiotason. Avain tähän on se, että tiimillä on yhteinen tärkeä “tarkoitus”, joka vahvistuu yhteisen tekemisen kautta. Käytä parhaita mahdollisia yhteistyökumppaneita alueilla, joilla haluat apua ja osaamista, ja ota ERP-ratkaisutoimittajasi mukaan ainakin neuvoa-antavaan rooliin, jos mahdollista. Tavoite on rakentaa tiimi, joka on motivoitunut, tekee yhteistyötä yhteisen päämäärän saavuttamiseksi, ja jakaa sekä kivut matkan varrella että menestyksen maalissa!

Me Sinisen Polun tiimissä olemme kokeneet useita eri näköisiä ja kokoisia ERP-uudistuksia, niin epäonnistumisia kuin menestyksiä. Havaintojemme perusteella nämä vinkit voivat todella vaikuttaa siihen, mikä sinun lopputuloksesi on. Jos haluat kuulla lisää vinkkejä tai keskustella tarkemmin miten voisimme auttaa omassa tulevassa projektissasi, älä epäröi ottaa yhteyttä.

Parhain terveisin,
Sininen Kynä – Sinisen Polun tiimi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *