Dina kvalitetskostnader – om du vill gå ner i vikt, måste du också bygga upp muskler

Inom affärsverksamhet är kostnadsoptimering ett kontinuerligt tillstånd och en möjliggörare för företagets konkurrenskraft, produktivitet, och ibland också hela verksamhetens kontinuitet. Kostnader som uppstår till följd av kvalitetsbrister är ofta de mest frustrerande och samtidigt mest förrädiska. Kostnader som uppstått till följd av dålig kvalitet är inte enbart slöseri, de kan ses som övervikt som orsakar olika problem för företagets effektivitet och produktivitet.

Lyckad kvalitet, å andra sidan, är motsatsen till allt detta. I stället för att resurser slösas bort, bicepskan de riktas till värdeskapande aktiviteter som stärker förutsättningarna för ökad produktivitet. Och när verksamheten är på en stabil grund, skapar det en positiv energi som gör tidigare bortkastade resurser istället till verkligen produktiva och instrumentala både för företaget och dess kunder.

Kvalitetkostnadsbesparingar kan jämföras med en mycket personlig förändring i ens livsstil. Beslutet att börja är oftast svårt, eftersom det är svårt att ge upp gamla bekanta verksamhetsmodeller. Det kräver stark vilja att se och acceptera fakta, samt uthållighet att hålla sig på den rätta vägen. Samtidigt måste man komma ihåg att enbart det att man tappar några kilon inte är tillräckligt för att genomföra en permanent förändring. Det är avgörande att du försöker ändra dina handlingar mer omfattande. Ökade resurser för att säkerställa kontinuiteten är därför viktiga, och när du blir starkare, kommer du att lättare uthärda framtida utmaningar.

Kostnader för dålig kvalitet härstammar från problem i samband med förvaltning och operativ verksamhet. Kostnaderna kan vara mycket höga, men trots det finns det ofta ingen fokus på att minska dem. Det är ganska vanligt till och med bland de bästa företagen att 10-15 procent av deras resultat går förlorade på grund av dålig kvalitet. Företag som kanske inte hör till de bästa men dock är konkurrenskraftiga, hamnar ofta att betala ända upp till 20-30 procent av sina inkomster! (Se länk nedan)

Många konsultföretag erbjuder olika lösningar på kvalitetsproblem. Dessa så kallade kvalitetsmetoder bygger på vissa gemensamma kärnteorier, som erbjuds i smått varierande paket. För att lyckas är det viktigt att du först kartlägger din egen situation samt vad den bästa vägen framåt är. Det är bra att notera att det som fungerar för någon annan kanske inte nödvändigtvis fungerar för dig, och att även den bästa metoden är effektiv endast när den har anpassats till just ditt företags situation och behov.

Vi har samlat här nedan några viktiga aspekter för företag som planerar att förbättra lönsamheten genom att minska kostnaderna för dålig kvalitet.

  1. KARTLÄGG: förstå helhetenisberg

Kvalitetskostnaderna är som ett isberg. Lätt igenkännliga kvalitetskostnader är bara toppen på isberget av alla kostnader. Den största delen av kostnaderna ligger under ytan och är svåra att identifiera. Alla ögon bör vara på denna dolda del för att verkligen förstå hur viktig frågan är.

När du väljer en strategi för att permanent skära ner kvalitetskostnader, är det viktigt att förstå de komplexa sambanden mellan både de synliga och dolda kostnaderna.

Lätt igenkännliga kvalitetskostnader är till exempel: Återtillverkning, skrotkostnader, ökad produktionstid, oplanerat extra arbete, övertid, växande lager.

Svårare att identifiera kan vara t.ex.: Garantikostnader, reparationskostnader, returer och återkallanden, rabatter, kundklagomål, dåligt rykte, förlorad försäljning och rättegångskostnader.

  1. KLARGÖR: Konvertera kvalitet till pengar

För att optimera kvalitetskostnader är det viktigt att ta reda på vad kostnaden för kvaliteten i företaget är, hur kostnaden bildas upp och vad det totala värdet av dålig kvalitet är.

Företagets primära syfte är att förvalta och utveckla sitt värde. Det är viktigt att ta reda på:

  • Är kostnaderna för dålig kvalitet synliga i bolagets finansiella siffror
  • Ingår de direkta kostnaderna för dålig kvalitet i de finansiella siffrorna
  • Hur väl har företaget grepp om de kostnader som är svåra att identifiera
  • Hur påverkar dessa siffror företagets beslutsfattande

Det kan vara enkelt att göra en del av dessa kostnader synliga i bolagets finansiella siffror, särskilt om de berör, till exempel, konkreta saker som värdet av skrotat material eller priset på extra arbete. I denna situation är det därför nödvändigt att i första hand fokusera på de dolda kostnaderna, eftersom deras värde ofta är mycket större för företaget i helhet. Omvandlingen av dessa dolda kostnader till formella finansiella siffror kräver djup kompetens inom både kvalitets- och ekonomisk förvaltning, faktabaserade data samt en utvecklingsmetod som passar för just ditt företag.

Du kommer senare att uppskatta fokus på detta område, eftersom en tydlig utgångspunkt baserad på fakta gör att du kan mäta och klart uppvisa dina förbättringar i kostnadseffektivitet över tid.

  1. UTVECKLA: Fokusera på den grundläggande orsaken till problemet

Ett av de vanligaste problemen i utveckling av kvalitet är att korrigera fel utan att förstå varifrån problemen verkligen kommer från. Det händer alltför ofta att vi belönar oss i förtid efter att ha korrigerat ett fel. Om samma fel redan har korrigerats tidigare eller behöver rättas till på nytt senare, har vi inte kunnat korrigera den grundläggande orsaken till felet.

När man utvecklar kvalitetskostnader på ett holistiskt sätt, är det viktigt att bygga upp en tydlig bild av hela värdekedjan av verksamheten. Förutom produktionsprocesser är det lika viktigt att förstå hela verksamhetsmodellen, eftersom själva grundorsakerna mycket ofta kan hittas helt annanstans än där de först verkar vara. Till exempel kan dessa områden vara produktutveckling, försäljning, leverantörer, företagsledning, IT-system, eller helt enkelt nivån på företagets know-how.

En mycket enkel men riktigt effektiv metod för identifiering av de bakomliggande orsakerna är “5-varför” -metoden. Enkelt sagt innebär det att du frågar “Varför händer felet?” så många gånger att orsaken inte längre kan hittas – det betyder att du har hittat den verkliga grundorsaken! Ett sådant tillvägagångssätt kan vid första anblicken verka som en alltför förenklad lösning på ett komplext problem, men prova det och du kommer att bli förvånad!

Stegvis längs vägen kan du sedan fokusera på den mer effektiva metoden som går ut på att bygga kontinuerlig kvalitetsförbättring in i själva processen. Kvaliteten kommer att gradvis förbättras då processområdena övervakar deras egna verksamhet under processen och strävar till att kontinuerligt identifiera orsaker till fel. Detta skapar ett kontinuum, där planering, drift, övervakning och korrigering följer varandra kontinuerligt i en upprepad cirkel.

  1. TA I DRIFT: Gör nödvändiga korrigeringar, se resultaten, lär dig

Allt behöver eller bör inte fylla hundraprocentig kvalitet. Det viktigaste är att göra de särskilda åtgärder som resulterar i en optimal balans mellan investeringar och kostnadsbesparingar. Om problemlösning inte utförs systematiskt redan från början, kan du hamna göra betydande investeringar utan att uppnå några förbättringar i din kostnadseffektivitet.

För att undvika onödiga investeringar är det därför viktigt att agera på ett systematiskt sätt redan från början:

  • Använd analyser och faktabaserad information
  • Se till att hela företaget och dess ledning strävar till det gemensamma målet
  • Välj rätt resurser och partners för att driva din omvandling

När en ny och effektivare kostnadsstruktur har uppnåtts och verifierats både med hjälp av statistik och ekonomiska siffror, är det viktigt att se till att hela organisationen förstår och internaliserar hur det gjordes. Framgångar skapa mer framgång, och viktigast av allt så har du skapat en organisation som självständigt kan driva på utvecklingen av effektivitet.

Sininen Polku erbjuder en omfattande transformationsresa genom ovannämnda steg, och vi anpassar alltid vårt erbjudande för ditt företag och dina behov – vi hjälper dig att välja rätt strategi som bygger på vår långa erfarenhet av att utveckla produktivitet.

Vi hörs!

För mer information om ämnet, se även:

http://asq.org/learn-about-quality/cost-of-quality/overview/overview.html

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *