En produktivitetsförbättring i hjärtat av din verksamhet – 7 tips om hur du gör din ERP-transformation till en succé

Photo1

För många företag är ERP, som hanterar alla transaktioner om företagets resurser, hjärtslaget av den dagliga verksamheten. Med ett väl fungerande system kan du köra din logistik, hantera dina beställningar, din ekonomi, och mycket mer. Med andra ord, för företag som vill vara produktiva och framgångsrika, är det viktigt att köra en stark ERP som garanterar din dagliga puls och gärna också ger dig en konkurrensfördel. Samtidigt, medan tekniken utvecklas och möjliggör nya funktioner som att i realtid följa med alla dina verksamheter oberoende av plats, kan en optimerad ERP verkligen ge dig en produktivitetsuppsving och den konkurrensfördel du söker efter – vilket är en anledning till varför en ökande mängd företag letar efter sätt att förnya och modernisera sin ERP.

Varför är det då så, att ERP-utveckling fortfarande ofta ses som en svår och besvärlig vägspärr, och projekten uppfattas ofta vara sena och överskrida budgeten? Har du någonsin hört talas om en riktigt lyckad ERP-omvandling? Många är bekanta med de projekt som startade med stora förhoppningar men med tiden förvandlades till smärtsamma berättelser. Det är bra att förstå att på grund av sin natur att vara en sådan central ryggrad för hela företaget, är ERP-förnyelsen ofta en stor, komplex grej med många okända på horisonten, på grund av dynamiken i verksamheten.

Men det finns några saker som kan förändra allt. Baserat på vår erfarenhet, är här några faktorer som kan hjälpa dig avsevärt med att göra din ERP-transformation till en framgång.

1. Definiera konkret vad du vill uppnå och varför.

I stora ERP-förnyelser som påverkar de flesta av företagets affärsprocesser, finns det ofta höga förväntningar och förhoppningar från många intressenter över hela företaget. Samtidigt är det ofta ett faktum att resurserna är begränsade. Det är mycket viktigt att definiera gränserna för projektet, och ställa förväntningarna:

  • VARFÖR gör vi det här – definiera en prioriterad uppsättning av drivkrafterna för det hela. Vill företaget ha högre hastighet? Eller flexibilitet? Kostnadsbesparingar? Särskilda nya affärsmöjligheter? En teknisk version-uppgradering? Alla dessa kan låta lika viktiga, men faktum är att en tydlig prioritering mellan dessa i hög grad kommer att hjälpa dig att styra hela projektet i rätt riktning, och göra motiverade innehålls-, tidtabell- och andra beslut när det behövs.
  • VAD ska vi göra – gör dig själv en prioriterad uppsättning av krav – vilka är de saker som absolut måste göras och vad är extra som i svåra situationer kan lämnas bort? Även om förändringar kan komma senare, är det ändå viktigt att ha en tydlig baslinje till att börja med.

Genom att definiera vad och hur, kommer alla parter (företagets ledarskap, slutanvändare, kunder, partners, projektgruppen) att förstå syftet med projektet och vara motiverade att göra det, veta vilka fördelar det kommer att medföra, och projektet kommer vara mycket mindre sannolikt att påverkas av slumpmässiga förändringar eller skilda vyer längs vägen.

2. Definiera hur du ska göra det i praktiken – verkligen konkret.

Om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas. Oavsett om du föredrar traditionella waterfall- eller agile -utvecklingsmetoder i ditt ERP-projekt, bör du inte glömma vikten av att ha en solid och realistisk plan hela tiden. Tvärtom, ju högre kvalitet dina planer har, desto mindre risk finns för obehagliga överraskningar och desto bättre odds har du för att lyckas. Kom också ihåg att planerna är ingenting, planering är allt – i den verkliga världen går saker väldigt sällan som planerat och man måste anpassa sig, vilket är orsaken till varför du måste utvärdera dina planer hela tiden. Fråga dig själv, speglar min plan fortfarande de aktuella drivkrafterna? Är prioriteringarna fortsättningsvis rätt? Har jag verkligen rätt resurser uppradade för nästa vecka / månad? Hur hanterar jag strategiförändringen som företagets ledning meddelade om i går? Och så vidare. Man kan frestas att bara glömma planerna efter projektets kick-off, och fokusera på genomförandet – vårt råd är, gör det inte. Gör snarare den kontinuerliga planeringen till en av dina viktiga dagliga rutiner.

3. Kontrollera att du har rätt styrning och fullt engagemang.

För att säkerställa att alla relevanta affärs- och tekniska aspekter beaktas fullt ut och de bästa besluten fattas för ERP-transformationen, rekommenderar vi starkt att inrätta en styrgrupp och en teknisk rådgivande grupp för att styra projektet. Dessa grupper ska ha rätt ledande personer inifrån och utanför företaget (till exempel en representant från din ERP-leverantör om möjligt) som har den bästa affärs- och tekniska insikten, och har befogenhet att fatta beslut. Att ha ett starkt affärsengagemang och tydligt prioriterad status i IT- och affärsgrupperna kommer att avsevärt öka dina odds för framgång. På en mer praktisk nivå kommer din projektgrupp att dra stor nytta av att ha gemensamma arbetssätt och effektiva mötesmetoder, samt ett fortsatt fokus på tydliga roller, ansvar och projektstruktur. Dessutom, tveka inte för att göra ändringar i dessa strukturer eller roller, om situationen kräver det.

4. Skaffa den bästa möjliga projekt- och förändringsledningen.

Det är bra att förstå att ERP-förnyelser inte är som dina vanliga IT-projekt. De är oftast betydligt mer komplexa, dyra och riskfyllda än det genomsnittliga projektet i din portfölj. ERP är också en specifik kompetensdomän och att hitta projektledare med relevant erfarenhet och ämnessakkunskap kan vara svårt, men samtidigt helt avgörande för framgången för ditt projekt. Investera den nödvändiga tiden och kraften på att hitta rätt projektledningskompetens. Dessutom, gör kvalitetskontroller för att se till att projektledningen verkligen utför: Är proaktiv och strukturerad förvaltning av den kritiska linjen, beroenden, risker och finansiering på plats? Hur fungerar den kontinuerliga resursförvaltningen och snabba eskaleringsvägar vid problemtillfällen? Och så vidare.
Ytterligare, på grund av att ERP är en möjliggörare för så många olika processer kring företaget, kommer du att ha en stor mängd olika intressenter (och yttranden) att hantera. Ha dedikerade resurser för kontinuerlig och kraftig förändringskommunikation, för att dela synlighet och göra publiken mottaglig. Upprätthåll en hög fokus på kommunikation till alla intressegrupper i och utanför projektet. Faktum är att oavsett hur perfekt du har gjort allt annat i projektet, kommer det att sluta i ett misslyckande om slutanvändarpubliken är omedveten eller ovillig att ta i bruk förnyelsen i praktiken.

5. Se till att masterdatan är i skick och lämna inga hål i testerna.

Ju större och mer djupgående ERP-förnyelse du planerar att göra, desto viktigare är det att uppmärksamma den höga kvaliteten på masterdata och testning. Du kommer att vilja vara helt säker på att dina affärsprocesser fungerar smidigt på den förnyade ERPen. I praktiken betyder dessa flera testomgångar med omfattande räckvidd, inklusive funktionalitets-, integrations-, acceptering- och prestandatester. En nyckel till noggrann testning är starkt engagemang från olika företagsenheter i testernas innehållsval och genomförning, eftersom det är viktigt att veta vilka företagsprocesser påverkas och hur de påverkas. Om det är möjligt, överväg också användningen av testautomation i största möjliga utsträckning för att höja kvaliteten, repeterbarheten och hastigheten, och för att minska kostnaderna. För att göra dina tester tillförlitliga, se till att din masterdata är alltid rätt. För val, migrationer och konversioner av data, kör flera testomgångar för att validera att datan är korrekt – i händelse av datafel, kommer hela projektresultatet och företagsverksamhetens kontinuitet att allvarligt äventyras.

6. Fokusera tidigt på go-live.

Go-live är sanningens ögonblick i ditt ERP-projekt. Detta är det ögonblick då hela projektet kan förvandlas till en katastrof eller en framgång inom några sekunder. Vårt råd: Var mentalt förberedd för go-live som om det vore en rymdraketuppskjutning – allt måste fungera direkt från den första sekunden och framåt. Starta go-live planering och noggranna förberedelser tidigt i projektet. Göra flera simuleringar och generalrepetitioner om möjligt. Ordna omfattande utbildning och stödförberedelser inför go-live. Fråga alla inblandade i projektet – är du redo? Kan du bevisa att du är redo?

7. Viktigast av allt – bygg ett bra team, anda och engagemang.

Vi tror att den enskilt största framgångsfaktorn är själva teamet som gör förnyelsen i praktiken. Investera de nödvändiga insatserna för att bygga det bästa möjliga laget med den bästa möjliga motivationsnivån. Nyckeln till detta är att teamet har ett gemensamt viktigt “syfte”, som stärks genom samarbete. Använd bästa möjliga partners i områden där du vill ha hjälp och expertis, och involvera din ERP-leverantör åtminstone i en rådgivande roll om möjligt. Sträva efter att bygga ett lag som är motiverat och enat, arbetar mot ett gemensamt mål, och delar både smärtan längs vägen liksom framgången i målet!

Vi i Sininen Polku teamet har upplevt flera ERP-transformation av olika slag, inklusive stora misslyckanden och stora framgångar. Baserat på våra observationer, kan ovanstående tips verkligen göra en skillnad. Om du vill höra fler tips eller diskutera mer i detalj på hur vi kan hjälpa dig i ditt eget kommande projekt, tveka inte att kontakta oss.

Vänliga hälsningar,
Den blåa pennan, Sininen Polku teamet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *